דף הבית/סדנאות לחברות/סדנת ניהול זמן
סדנת ניהול זמן של דרורית ראובן מיועדת לארגונים שרוצים צוותים ממוקדים יותר, ועוסקת במיקוד, באפקטיביות ובפרודוקטיביות של עובדים ומנהלים. הסדנה מתחילה בדפוסי החשיבה וההתנהגות שמפזרים אנשים: דחיינות, קושי לסרב, הצורך להיות זמין כל הזמן. אחר כך המשתתפים מתרגלים כלים פשוטים, והצוות כולו מסכם הרגלי עבודה משותפים כמו ישיבות ממוקדות, סדרי עדיפויות ברורים וזמן מוגן לעבודה מרוכזת. זו סדנה עצמאית לצוותי עובדים או למנהלים, וארגונים שרוצים להמשיך יכולים להשתמש בה כצעד ראשון לתהליך ליווי והטמעה מתמשך.
מיקודאפקטיביותפרודוקטיביות בעבודה
01הבעיה
ביומן של רוב העובדים כמעט אין שעה פנויה, ובכל זאת בסוף השבוע הם מרגישים שהעבודה החשובה באמת לא זזה. הישיבות התקיימו, המיילים נענו, ההודעות בקבוצת הצוות קיבלו תגובה תוך דקות. הפרויקט שהיה אמור להתקדם נשאר באותו מקום. כשאני שומעת את זה ממנהלת משאבי אנוש, אני יודעת שאפליקציה חדשה ליומן לא תפתור את הבעיה.
רוב ההדרכות בנושא מלמדות טכניקות: רשימות משימות, חלוקת היום לבלוקים, מטריצה של דחוף מול חשוב. הכלים האלה טובים, ואני משתמשת בחלק מהם גם בסדנה. הבעיה היא שהם מניחים שאדם יודע מה חשוב ופשוט צריך לסדר את זה בלוח הזמנים. בפועל רוב האנשים יודעים היטב מה המשימה החשובה. הם פשוט לא מתחילים אותה.
רבים מכירים מהעבודה את התופעה שמתאר חוק פרקינסון, ממאמר שפורסם במגזין The Economist בשנת 1955: העבודה מתרחבת עד שהיא ממלאת את כל הזמן שהוקצה לה. משימה שיש לה שבוע תיקח שבוע, גם אם אפשר היה לסיים אותה ביום. את משך המשימה קובע במידה רבה מה שקורה לנו בראש בזמן שאנחנו עובדים עליה.
גם ריבוי משימות לא עוזר כמו שנדמה. הערך על ריבוי משימות בוויקיפדיה מסביר שמעבר בין משימות גורם לבזבוז זמן ולטעויות, ושהתחושה של אנשים שהם טובים בריבוי משימות לעיתים קרובות אינה מדויקת. עובד שקופץ בין מייל, הודעה, שיחה ומסמך מרגיש עסוק מאוד, ומספיק פחות ממה שהוא חושב.
02המיקוד
בסדנת ניהול זמן אני עובדת עם כלים מעולמות התקשורת, דפוסי חשיבה והתנהגות ו-NLP, מותאמים לאתגרים של עולם העבודה. להיכרות עם הגישה שלי. בפועל זה אומר לשאול שאלה שלא שואלים בהדרכה רגילה: מה קורה לכם ברגע שבו אתם פותחים את המייל במקום להתחיל את המשימה? בדרך כלל יש שם מחשבה שחוזרת, הרגל ותחושה, והם מה שצריך לשנות.
אלה הדפוסים שחוזרים כמעט בכל קבוצה:
מאחורי דחיית משימה עומד לרוב חשש: שהתוצאה לא תהיה טובה מספיק, שהמשימה גדולה מדי, שלא ברור מאיפה מתחילים. בסדנה מפרקים את החשש הזה ומוצאים את הצעד הראשון הקטן מספיק כדי שאפשר יהיה להתחיל אותו עוד היום.
עובד שמשפץ מצגת בפעם העשירית מנסה בדרך כלל להימנע מביקורת. כשמזהים את זה, אפשר להגדיר מראש מה זה ״טוב מספיק״ לכל משימה ולשחרר.
כל ״כן״ לבקשה של מישהו אחר הוא ״לא״ למשהו אחר ביומן שלכם. רבים מתקשים לסרב לעמית או למנהל, וממלאים את היום במשימות של אחרים. בסדנה מתרגלים איך לסרב, לדחות או להציע חלופה בלי לפגוע ביחסים.
הרבה עובדים מרגישים שאם לא יענו להודעה תוך דקה יחשבו שהם לא מחויבים. התחושה הזאת לרוב לא נאמרת בקול, ולכן היא שווה בדיקה בקבוצה. לעיתים קרובות מתברר שאף אחד בצוות לא מצפה לתשובה מיידית, וכולם בכל זאת עונים מיד.
03עבודת צוות
אדם יכול לשנות הרגלים, ועדיין לחזור לסביבה שבה כל עשר דקות מישהו קוטע אותו. לכן חלק מרכזי בסדנה עוסק בצוות. פרודוקטיביות בעבודה תלויה בהחלטות משותפות: מתי מקיימים ישיבות ומי צריך להיות בהן, באיזה ערוץ שולחים מה, מה נחשב דחוף, ואיך מנהל מעביר סדרי עדיפויות כך שכל הצוות מבין אותם באותה דרך.
בסדנה הצוות מגיע להסכמות מעשיות על הרגלי עבודה. למשל:
שאלה פשוטה שכל אחד בצוות יכול לשאול את עצמו לפני ששולח הודעה עושה הבדל גדול: האם זה באמת לא יכול לחכות שעה? כשכל הצוות שואל אותה, כולם מקבלים בחזרה זמן לעבוד. זו עבודת צוות במובן היומיומי ביותר. את העבודה הרחבה על יוזמה, אחריות הדדית ושיתוף פעולה בצוות אני מפרטת בעמוד פיתוח צוות.
04בסדנה
התוכן של סדנת ניהול זמן מותאם לארגון, והעבודה בה נשענת על כמה רכיבים:
כל משתתף מזהה את הדפוס שלו: דחיינות, פרפקציוניזם, קושי לסרב או זמינות יתר. מבינים מה מפעיל אותו ובודקים איזו תגובה אחרת אפשרית.
תעדוף פשוט, פירוק של משימה גדולה לצעד ראשון, ניסוחים לסירוב או לדחייה של בקשות, ועבודה עם יומן שמשקף את מה שחשוב באמת.
המשתתפים עובדים על היומן ועל המשימות שלהם. ההשוואה בין מה שתכננו לבין מה שקרה בפועל בשבוע האחרון פותחת את השיחה טוב יותר מכל הרצאה.
הצוות בוחר כמה הסכמות שהוא מוכן לנסות כבר בשבוע הבא, וכל משתתף יוצא עם יעד אישי אחד, קטן מספיק כדי שיקרה. עדיף מעט הסכמות שמחזיקות מאשר רשימה ארוכה שנשכחת.
05למנהלים
למנהלים יש אתגר נוסף. הזמן שלהם קובע את הזמן של כל הצוות. מנהל שלא מאציל הופך לצוואר בקבוק, וכל החלטה מחכה לו. מנהל שקובע ישיבות בלי סוף לוקח מהעובדים את השעות שבהן הם יכלו להתקדם. מנהל שעונה להודעות בעשר בלילה מלמד את הצוות שזה מה שמצופה גם מהם.
בסדנה למנהלים עובדים על האצלת סמכויות, על בחירה של מה המנהל עושה בעצמו ומה הוא מעביר, ועל הדוגמה האישית שהוא נותן. בהרבה מקרים מתברר שמה שחסר למנהל הוא הביטחון לשחרר משימות, יותר מעוד שעות ביומן. כשהצוות מקבל החלטות שגרתיות בעצמו, המנהל מתפנה להוביל. החלק הזה מתחבר ישירות לעבודה שלי בפיתוח מנהלים, שבה עובדים על ניהול צוות, האצלה וקבלת החלטות לעומק.
06התוצאה
המטרות מוגדרות יחד עם הארגון לפני הסדנה. אלה הסימנים שמנהלות משאבי אנוש מחפשות בדרך כלל:
כשהעומס עצמו גבוה מדי לאורך זמן, ניהול זמן לא מספיק, והשאלה הופכת לשאלה של שחיקה. את הצד הזה אני מתארת בעמוד חוסן ארגוני.
07הצעד הבא
סדנת ניהול זמן עומדת בפני עצמה. היא נותנת לצוות שפה משותפת, כמה הסכמות ראשונות ויעדים ברורים, ולצוותים רבים זה מספיק כדי לעבוד אחרת. היא אחת מהסדנאות לחברות שאני מעבירה, לצד סדנאות על שחיקה, תקשורת, ניהול צוותים, הנעת עובדים והתמודדות עם שינויים. אפשר לבחור בה כנושא יחיד או לשלב אותה עם נושא נוסף.
כדי שההסכמות יחזיקו גם אחרי חודש עמוס, אפשר להמשיך לתהליך ליווי והטמעה מתמשך. בתהליך כזה מנהלים וצוותי עובדים עובדים במקביל על דפוסי חשיבה והתנהגות, מתרגלים ומטמיעים כלים בעבודה היומיומית, מציבים יעדים ועוקבים אחרי ההתקדמות, עם תכני חיזוק לאורך הדרך. מיקוד ואפקטיביות הם חלק טבעי מתהליך כזה, שמוביל לאפקטיביות ארגונית רחבה יותר. הפירוט בעמוד ייעוץ ארגוני.
08למי זה מתאים
אם אתם מחפשים מפגש קצר בנושא לכנס או לפורום גדול, אפשר לבנות אותו גם כהרצאה לארגונים על מיקוד ופרודוקטיביות.
קצת עליי
מאסטר NLP, מרצה ומנחת תהליכי פיתוח למנהלים ולצוותי עובדים.
אני מאמינה שהכוח של ארגון נמצא לא רק ביכולות הניהול של העומדים בראשו, אלא גם באנשים המרכיבים את הצוותים שלו.
הגישה שלי מבוססת על פיתוח משותף של מנהלים ועובדים, מתוך מטרה ליצור יותר יוזמה, אחריות הדדית, גמישות ושיתוף פעולה.
מוכנים לבנות צוות חזק יותר?
09איך מתחילים
הצעד הראשון הוא שיחה קצרה עם משאבי אנוש או עם מנהל הצוות. נבין איפה הזמן הולך לאיבוד אצלכם, מי ישתתף ומה הייתם רוצים לראות אחרת בעוד חודש. אחרי השיחה אשלח הצעה מותאמת לסדנה. לתיאום, השאירו פרטים כאן.
המשתתפים מזהים את הדפוסים האישיים שגורמים להם לדחות ולהתפזר, מתרגלים כלים פשוטים לתעדוף, ומסכמים יחד עם הצוות הרגלי עבודה משותפים כמו זמן מוגן וישיבות ממוקדות.
הדרכה רגילה מתמקדת בכלים ובשיטות לסידור היומן. כאן מתחילים בדפוסי החשיבה וההתנהגות שעוצרים אנשים, וממשיכים להרגלים של הצוות. הכלים מגיעים אחרי שברור מה מפריע לעבוד.
לצוותים עמוסים, למנהלים ולארגונים שבהם העבודה החשובה נדחית שוב ושוב. היא מתאימה לעובדים בכל תפקיד שבו יש הרבה משימות מקבילות.
כן. בסדנה למנהלים מוסיפים את האצלת הסמכויות, את ניהול הזמן של הצוות כולו ואת הדוגמה האישית שהמנהל נותן.
מאחורי דחיינות או פיזור יש בדרך כלל מחשבה שחוזרת והרגל שהתקבע. כשמזהים אותם, אפשר לבנות תגובה אחרת שמתאימה לאדם, וכלי התעדוף מתחילים לעבוד.
כן. זו סדנה שלמה עם תרגול, הסכמות צוות ויעד אישי לכל משתתף. ארגונים שרוצים להמשיך יכולים להשתמש בה כצעד ראשון לתהליך ליווי והטמעה מתמשך.
מתחילים בהסכמות פשוטות: מה נחשב דחוף, מתי לא קובעים ישיבות ואיזה ערוץ מתאים לכל סוג פנייה. אחר כך בודקים אותן אחרי כמה שבועות ומעדכנים.
כלי תעדוף פשוט, דרך לפרק משימה גדולה לצעד ראשון, ניסוחים לסירוב או דחייה של בקשות, והסכמות צוות כתובות. כל משתתף יוצא גם עם יעד אחד שהוא מתחייב אליו.
מזהים מה עומד מאחוריה: חשש מהתוצאה, משימה גדולה מדי או חוסר בהירות. אחרי שהסיבה ברורה, מוצאים צעד ראשון קטן מספיק כדי להתחיל אותו מיד.
כן. בצוותים שעובדים בחלקם מהבית הנושא של זמינות וערוצי תקשורת חשוב במיוחד, וההסכמות בסדנה עוזרות לכולם לדעת מה מצופה מהם.
מתחילים במעט הסכמות, כותבים אותן, ובודקים אותן יחד אחרי כמה שבועות. המנהל הישיר הוא זה שמחזיק אותן ביום יום. ארגונים שרוצים ליווי צמוד יותר ממשיכים לתהליך הטמעה עם תכני חיזוק ומעקב אחרי יעדים.
לפעמים כן. סדנה אחת נותנת שפה משותפת והסכמות ראשונות. כשרוצים שההרגלים יחזיקו לאורך זמן ויתפשטו לעוד צוותים, אפשר להמשיך לתהליך ליווי והטמעה מתמשך.
ניהול זמן עוסק בדרך שבה משתמשים בשעות העבודה. חוסן עוסק ביכולת להתמודד עם עומס ולחץ לאורך זמן. כשהעומס גבוה מדי, עדיף לעבוד על שניהם יחד.
היא יכולה להוריד חלק מהעומס שנובע מפיזור, ישיבות מיותרות והפרעות. שחיקה שנובעת מעומס מתמשך דורשת עבודה רחבה יותר, שמתוארת בעמוד חוסן ארגוני.
המנהל הוא זה שמחזיק את ההסכמות אחרי הסדנה. כדאי שישתתף בה, או לפחות יכיר את ההסכמות ויתחייב אליהן בעצמו.
הסדנה עוסקת בהרגלים ובהתנהגות של האנשים והצוות: איך מתעדפים, איך מתקשרים ואיך מגינים על זמן לעבודה מרוכזת. ההסכמות נקבעות על ידי הצוות עצמו, בתוך המסגרת הקיימת של הארגון.
מגדירים מראש מה רוצים לראות, למשל פחות ישיבות או משימות שמתחילות בזמן, ובודקים את זה כמה שבועות אחרי. השינוי נראה ביומן ובשגרה, ופחות בסקר שביעות רצון.
כן. סדנת ניהול זמן משתלבת היטב עם סדנאות על תקשורת, ניהול צוותים והנעת עובדים. כל האפשרויות מופיעות בעמוד סדנאות לחברות.
המחיר תלוי בהיקף העבודה ובהכנה הנדרשת. אחרי שיחת ההיכרות תקבלו הצעה מסודרת.
קובעים שיחה קצרה עם משאבי אנוש או עם מנהל הצוות, ואחריה אשלח הצעה מותאמת. לתיאום שיחה.
